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TEMA 2
CORTESIA Y BUENAS FORMAS
Se ha impuesto de tal forma el tuteo a nivel coloquial que hay gente que prácticamente no usa el "usted". Debemos evitar el abuso del "tú". Por ejemplo, debemos llamar de "usted" a aquellas personas que, por su edad, categoría o prestigio, merezcan nuestro respeto más que nuestra familiaridad. Los jefes también deben llamar de "usted" a sus subordinados si no quieren que ellos les respondan tuteándoles.
Tratamientos honoríficos.- Los tratamientos honoríficos no se utilizan prácticamente nunca en el lenguaje hablado, pero se siguen empleando de forma habitual en el escrito, especialmente en las comunicaciones de carácter oficial, así como en los sobres y encabezamientos de las cartas.
Cortesía al teléfono.- Actualmente nos pasamos media vida hablando por teléfono. Lamentablemente, son muchas las empresas y los centros oficiales donde no se enseñan a los empleados a hacerlo correctamente.
La voz, la entonación, la manera de contestar al teléfono nos revelan más cosas de lo que parece sobre la persona que está detrás del auricular: su educación, su don de gentes, su afabilidad, su eficacia.
SECRETARIADO Y SABER ESTAR
La secretaria es con frecuencia la primera persona de una empresa u oficina pública con la que se establece un contacto. Las cualidades que convienen a una secretaria son el buen carácter, la simpatía, la eficacia, la laboriosidad.
Eficacia y cortesía de la secretaria.- Debe establecer lo más claramente posible con su jefe los límites claros de su autonomía y de sus responsabilidades. Sabrá decir que no con amabilidad y firmeza. Conocerá perfectamente el protocolo de las llamadas telefónicas y sabrá escuchar atenta y pacientemente. Debe llevar la agenda de su jefe rigurosamente, advirtiéndole con la suficiente antelación de los compromisos pendientes.
La secretaria y el café.- Si hay una visita esperando, debe ser la secretaria quien se ocupe de ofrecerle café, revistas, etcétera. El café jamás se llevará servido, sino que se servirá directamente de la cafetera. Deberá usar un juego de café de buena porcelana, con su cafetera y una bandeja elegante. Para una secretaria no debe ser humillante servirle un café a su jefe.
La secretaria y la imagen del despacho.- Una secretaria se debe ocupar de que las plantas o flores que adornen el despacho estén siempre bien cuidadas. También de que los ceniceros estén convenientemente vacíos y limpios.
No se debe comer en la oficina, ya que se corre el riesgo de que ésta huela a comida. Tampoco, desde luego, deberá mascar chicle.
