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GESTIÓN DEL TIEMPO

 

“Un estudio reciente ha demostrado que mas del 20% del tiempo de trabajo semanal de un directivo se pierde, que se dedica un 30% de tiempo al papeleo burocrático y que en el 90% de los casos los despachos están desordenados”

 

Nuestro objetivo deberá ser mejorar nuestra gestión del tiempo, si conseguimos un 10%, el resultado merecerá la pena.

Siempre se habla de la falta de tiempo, y esa falta de tiempo es provocada por lo demás, pero el tiempo es para todos el mismo, por ello para conseguir el éxito debemos gestionar nuestro tiempo. Debemos seguir cinco pasos:

·         Organizarse, debe tener su despacho, archivos, documentos, ordenador ordenado ya que ahorrara tiempo en estar buscando las cosas, además debería tener en cuenta si la documentación que tiene esta actualizada, sería también interesante tener la documentación actualizada.

·         Análisis de la organización del tiempo, debería hacerse un cuadro que refleje la franja horaria desde que sale de casa hasta que sale del trabajo e ir apuntando en cada franja de tiempo que hace si esta reunido, con el equipo, papeleo administrativo,… esto le será útil para medir en que gasta o invierte su tiempo y a partir de ahí determinar que cosas son las que se debe dejar de hacer.

 

·         Planificación de la cantidad de trabajo, hay tareas importantes como pensar, supervisar, planificar, controlar, organizar. Con el cuadro anterior vemos a que tareas le estamos dedicando el tiempo, existen otro tipo de tareas que no son estas y que también desarrollamos, probablemente se de cuenta de que se le va mucho tiempo en tareas que sabe que no son importantes. Además tenemos actividades controladas y otras no, por que surgen ese mismo día, pues lo que tenemos que hacer es planificar a corto, medio y largo plazo todas las actividades controladas y así dispondremos de mas tiempo para los imprevistos.

·         Generar un sistema de planificación, para que esto funcione lo mejor es tomar apuntes, planes diarios, notas recordatorias, apunte todo esto en una agenda no lo haga en folios sueltos que pueden perderse.

·         Eliminar los factores que nos hacen perder el tiempo, el mayor problema que tenemos hecho el plan, es intentar perder el mínimo tiempo en los imprevistos como: visitas, llamadas de teléfono, reuniones, etc.

 

DECISIONES

 

Tomar decisiones es el núcleo de la gestión y las funciones básicas de cualquier mando que tenga gente a su cargo.

Hay tres caminos:

• Aplazamiento, esto puede llevar a perder la credibilidad.
• Decisión inmediata, se obtiene resultados pero con un riesgo muy alto.
• Profesionalidad, empleando procesos exactos de decisión y siguiendo pasos lógicos.

 

Las seis etapas de las decisiones:

• Actitud positiva, la actitud negativa puede cargar emotivamente nuestra decisión, en vez de llevarnos por el camino racional.
• Analizar todo lo que esta involucrado, hay que recoger información para hallar las causas de la necesidad de esa toma de decisión.
• Buscar causas y razones.
• Revisiones.
• Toma de decisión.
• Decisión final.