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1. LA ORGANIZACIÓN
Podríamos definir la organización como “el paso entre la planificación y la ejecución del trabajo. Significa agrupar y dirigir a las personas, los procedimientos, los métodos, las instalaciones… de manera que facilite la realización del trabajo”
La empresa se puede organizar de las siguientes maneras:
La organización estructural
- Estructura de la organización de la empresa
- Manuales de organización
- Descripciones de puestos
- Procedimientos de materiales o servicios
- Procedimiento de trabajo
- Política de personal
- Procedimientos de compras
- Edificios e instalaciones
- Normas técnicas
La organización diaria
- Evaluar el trabajo y asignarle las personas
- Asignar el trabajo conforme a las competencias personales
- Dar las instrucciones basadas en procedimientos y normas
- Hacer los pedidos
- Coordinar con otros departamentos
- Asistencias de reuniones
Hay que tener en cuenta que cada empresa tiene su propia organización lo que hay que comprender es cuales son sus responsabilidades y como funciona su estructura. En todas las empresas existe documentación que refleja la organización, estructura, organigramas, etc. Deberíamos conocer la estructura de nuestra empresa.
Cuando un trabajador asciende a mando medio tiene a su cargo un equipo de trabajo que podrá ser de mayor o menor tamaño, mejor o peor, pero habrá que comenzar por administrar bien este y con el tiempo el equipo mejorara. Un mando medio puede tener más o menos poder, pero ese poder debe saberlo utilizar correctamente beneficio de la empresa y de su equipo. Para que haya una buena relación entre el mando medio y su equipo hay que intentar resolver todos los problemas que vayan surgiendo, no se deberá criticar a los jefes delante del equipo de trabajo ya que esto puede hacer que pierda el respeto de su equipo.
El mando medio debe saber delegar, es una habilidad importante sino se tiene hay que empezar a desarrollarla, ya que saber delegar ayudará al mando medio en dos sentidos, se descarga del trabajo menos importante y motiva al grupo o a la persona, ya que se sienten más involucrados en el proyecto. Pero sin olvidar que no se debe delegar la responsabilidad, ni las decisiones finales. Hay que llevar cuidado con parecer favoritismo ya que puede generar malestar dentro del equipo.
Después de estar hablando de la organización estructural que no suele cambiar, vamos hablar de las actividades de la organización diaria que requiere cada una de las tareas que desempeñamos.
Las tareas necesitan de los siguientes recursos (personas, herramientas, maquinaria, materias,…) y las abastecemos de las siguientes formas (desde dentro del grupo, grupos externos, desde fuera de la empresa)
EL CONTROL
Dentro del ciclo de gestión el control es un elemento clave. Hay veces que los resultados no son los deseados a pesar de tener una buena planificación y organización.
“Sin el control se pierden los objetivos, los planes e incluso el proyecto”
La palabra control tiene connotaciones negativas como restricciones, manipulación, por ello lo que tenemos que intentar eliminar lo negativo de la palabra control y dar a demostrar a nuestro equipo que es positivo, que nos ayuda a conseguir los objetivos, hay dos cuestiones que nos ayudarán a conseguirlo la participación y la comunicación.
La participación, con la participación lo que queremos hacer es que nuestro equipo este de acuerdo con los objetivos, planes y acciones a desarrollar.
La comunicación, hay que mantener informado al equipo para reforzar el compromiso, pero la información tiene que ser: bidireccional, útil, comprensible, acertada.
Lo que tenemos que controlar es que los sistemas de control se pongan en marcha por si solos o que la información solo llegue al equipo cuando no haya nada importante que hacer.
Debemos tener en cuenta lo siguiente:
- Que información es la que necesito
- Quien me la suministra
- Como se obtiene
- Cuando me tiene que llegar
- Como actuamos
El hecho de que nuestro equipo nos informe de que todo va bien, no es relevante, porque nos debemos preguntar ¿bien con respecto a que? Deberemos buscar un sistema de medida que nos diga cuando va bien y cuando no.
Ejemplo:
Si en el plan que hemos establecido se ha propuesto montar 5 maquinas en una semana (5 días laborables), y hoy solo se ha montado media, habrá que modificar el plan y adaptarlo para poder conseguir los objetivos.
El objetivo de medir es por que al final todos los números se pueden traducir en dinero, y la medida final de éxito o fracaso de una empresa. Si utilizamos las medidas podemos ver la realidad de la situación y reducir riesgos, otras ventajas podrían ser: obliga a que el remitente de la información sea lo más exacto posible, mejora la comunicación de la empresa y trae la disciplina de la organización.
“Habrá que desarrollar hojas de control, que deben ser completados y enviados a la persona que lo necesite”
