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TEMA 2
¿QUE UN OPC?
Un OPC es una empresa Organizadora Profesional de Congresos que no solamente organiza, si no que asesora, busca la mejor opción y solución para la realización del acto, y trabaja en continuo contacto con el cliente para conseguir el éxito.
Un OPC puede tener varios actos a la vez y cada acto tiene que tener su propio comité organizador
Constitución del comité:
Presidente
Vicepresidente
Secretaria (parte logística y operativa
Subcomités o comités técnicos (debe haber tantos comités como necesidades tenga la reunión como: azafatas, programa social, cenas, viajes, catering, salas, ponentes, etc. Hay dos comités importantísimos:
Comité Científico (seleccionado por la entidad que convoca)
Comité de Honor (es la selección de unas personas para que den prestigio y credibilidad al acto).
Cada proyecto tiene una organización interna, de medios, económica y técnica y cada una tiene recursos personales.
Cuando se organiza una reunión hay una serie de cualidades que se van a ver sometidas a prueba en el desarrollo organizativo, son las siguientes:
Imaginación
Previsión
Paciencia
Flexibilidad
Orden
Energía
Adaptabilidad
Buen humor
Condiciones físicas
El organigrama interno a nivel general está determinado por:
El organizador: Es el que convoca, transmitiendo a un profesional las necesidades de llevarla a cabo, esta entidad se llama OPC, que asume todos los Roles en la organización, asume responsabilidades de cobros, de pagos y de gestión. El OPC debe estructurarse en cada uno de sus proyectos son comités organizadores o de planteamiento y comités técnicos específicos en función de la dimensión del evento.
El director : La función de director recae sobre el presidente o junta elegida del comité organizador y asume la responsabilidad de los contenidos y objetivos del evento.
Es el nexo de conexión con toda la parte operativa del proyecto, por consiguiente debe planificar el desarrollo y coordinación en toda su dimensión.
Es responsable de que se consigan los objetivos planteados.
En su mano está la firma del pacto de colaboración con la entidad que convoca a través del documento básico o memoria descriptiva.
Características de los líderes eficaces:
Inteligencia
Iniciativa
Aptitud supervisora
Seguridad personal
Habilidades de los líderes de grupo:
Uno de los requisitos básicos para dirigir equipos de trabajo es tener la capacidad de formar y desarrollar un equipo eficaz, esto no sólo consiste en saber seleccionar a los miembros en función de sus conocimientos, experiencias, capacidades, sino saber emplear las habilidades necesarias para que se den las siguientes condiciones:
Debe conseguir objetivos y tareas claramente comprendidas por todos
Conseguir el compromiso de cada uno para conseguir el objetivo
Comunicación abierta, precisa y eficaz de ideas y pensamientos
Confianza aceptación y apoyo elevado entre los miembros
Aprovechamiento de las capacidades, conocimientos y experiencias de cada uno de los miembros
Distribución de la participación
Afrontamiento constructivo de los problemas
Para poder alcanzar el éxito en la dirección de un equipo el líder deba desarrollar las siguientes funciones y habilidades:
Planificar
Iniciar (tiene que dar el primer paso)
Controlar
Apoyar
Informar
Evacuar
Organización del comité de planteamiento u organizador
Presidente o director de la reunión
Vicepresidente
Secretario
Tesorero
Comités técnicos:
Comité científico: Elegido por la entidad que convoca, está formado por un grupo de personas técnicas o expertas en el tema base de la reunión, su responsabilidad consiste en dar forma al programa de actividades tratando de conseguir los objetivos.
Comité de honor: Está formado por un grupo de personas nombradas por el comité organizador, cuya función es meramente honorífica, dando credibilidad o beneplácito al acto; las personas que aceptan ser miembros del comité deben aceptarlo por medio de carta o comunicado y pueden asistir o no al evento.
