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ORGANIZACIÓN DE UNA REUNIÓN
La organización operativa se divide en cuatro organizaciones: organización de medios, interna, técnica y económica; cada una tiene una serie de recursos económicos, físicos y personales
Organización de medios
Cubre las sedes, los alojamientos, la restauración, medios audiovisuales, material técnico, traslados, servicios (a/a, seguridad, etc.).
Sedes
Para conseguir el éxito de una reunión es indispensable contar con buenas instalaciones, propias o contratadas.
Las sedes se deben escoger en función de:el número de participantes, recursos económicos, imagen que se pretende trasmitir, comodidad de accesos, posibilidad técnica...
Hay que tener en cuenta el tamaño, las características de iluminación y de ventilación, puntos de electricidad (220W y 125W), disposición de montaje (en cóctel es 1m2 por persona y por silla en aula 2,5 m2), hay que tener en cuenta las alturas y las puertas de acceso.
Tipos de mesa:
Mesa en T
Mesa en U, en herradura o mesa redonda
En peine
Presidencial con mesitas
Medios Audiovisuales
Son medios de apoyo de la comunicación para las intervenciones orales, la elección de los mismo es la responsabilidad de la organización de común acuerdo con los ponentes o comunicadores. Los medios audiovisuales más utilizados son: diapositivas, transparencias o retroproyector, pizarra, rotafolios o fleepchap, proyección de películas, videos, grabación, cañón de proyección con ordenadores, paneles informativos, de soporte fijo y material escrito en toda su dimensión.
Para detectar los medios necesarios en una reunión debe hacerse un estudio previo:
Predilección o necesidad del orador
Adecuación de la sala
Acondicionamiento de la sala con sus puntos de energía
Valoración del tiempo y exposición y proyección
Diapositivas
Ventajas
Buena visibilidad
Pueden presentarse sesiones continuadas
Son muy descriptivas y pueden proyectarse en colores
Se pueden combinar la imagen y la palabra
Inconvenientes
La sala requiere oscuridad
No pueden tomar nota
Se pierde el contacto visual con el asistente
Encarece la contratación la contratación de un técnico y de personal adecuado de recogida y distribución
Transparencias
Ventajas
Fácil elaboración
Se pueden realizar en colores
La sala no requiere oscuridad
No se pierde el contacto con el asistente
Es de fácil manejo
Se pueden superponer imágenes
Inconvenientes
Los desenfoques
No es apto para salas grandes
El ponente se debe desplazar por el escenario
Hay que ponerlas al contrario
Pizarra
Ventajas
Útil para representar problemas o esquemas inmediatos
No necesita oscurecer la sala
Es de fácil manejo
No necesita ni apoyo ni instalación técnica
Se pueden rectificar errores
Inconvenientes
No acumula información
La tiza o rotulador ensucia
Problemas de visibilidad en la distancia
Se pierde contacto visual con el asistente cuando da la espalda escribiendo
Hay que escribir con letra clara
Espacio muy reducido para escribir
Rotafolios o Papelógrafo
Ventajas
Conserva la información
No hay que oscurecer la sala
Se puede tener preparado con anterioridad
Es limpio
Óptimo en salas pequeñas
Inconvenientes
Mala visibilidad en salas grandes
Espacio reducido para escribir
Hay que escribir con letra clara
Se da la espalda al público
Video
Ventajas
Permiten movimiento
Se pueden reproducir tantas veces como se quiera
Son útiles para cosas reales para ilustrar temas
Inconvenientes
Necesita sala oscura
Pantalla de proyección
Ordenadores y Sistemas informáticos
Ventajas
Buena visibilidad
Se puede conectar por satélite por una base de datos
Modificar datos en información in situ
Inconvenientes
Costes elevados
Soportes informáticos
Ventajas
De ilustración e información
Inconvenientes
Costes elevados
Previo diseño e imprenta
Alojamientos y Restauración
La elección del alojamiento de los participantes es una cuestión muy importante que lleva consigo una serie de consideraciones.
Presupuestaria
Categoría de los asistentes
Distancia de la sede
Necesidades
El bloqueo de la restauración se debe ajustar a una serie de principios, por ejemplo:
Presupuesto
Hábitos, costumbres y cultura
Ligereza y buena digestión
Equipamiento y Material Técnico
Toda secretaría debe contar con un tipo de equipamiento adecuado a necesidades como: ordenadores, impresoras, fotocopiadoras, teléfonos, fax, otras líneas, comunicadores internos, cabinas de traducción simultánea, mobiliario, elementos de decoración y material fungible.
