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JEFE Y SECRETARIO/A
La Secretaria se convierte en el nexo entre el Jefe y su entorno personal. Este hecho ocasiona que siempre mantenga una conversación con su entorno y por ello conoce detalles de su vida que deberá mantener en “Secreto” y no divulgarlos en la oficina.
La relación entre el Jefe y su Secretaria van más allá de conocer al entorno personal, debe conocer sus gustos, como ser: que le gusta tomar al llegar a la oficina, que colores de camisa le gustan, si le gusta que los ambientes estén iluminados, que le gusta comer, que horarios acostumbra a descansar, cuando es oportuno pasarle una llamada, hasta cuando está de buen humor o mal humor, cuando está triste y cuando está feliz, cuales considera que son fechas importantes para su vida, cumpleaños, aniversarios, etc., etc.
Viendo el lado objetivo de una Secretaria, veremos cuáles son las funciones y que requisitos debe reunir una Secretaria para llegar a ser Eficiente. Con relación a sus funciones, tenemos las siguientes:
Una Secretaria es la persona que se encarga de recibir, redactar, clasificar y archivar la correspondencia de su Jefe o de la oficina en general.
Debe atender las llamadas telefónicas, tener la destreza en el manejo de la tecnología informática, en el manejo de paquetes de computación, centrales telefónicas, y otros aparatos modernos que se usen, para ello debe actualizarse en esta área constantemente, tomando cursos cada vez más avanzados.
Debe llevar adelante la agenda del Jefe, administrar y planificar sus horarios, coordinar sus reuniones, sus salidas, temas que debe enfocar y sobre todo estar informándole sobre estos puntos constantemente.
Entre sus funciones también están las de custodiar y ordenar los documentos de una oficina, responder los correos electrónicos, recibir las visitas, coordinar pagos y cobros.
Una Secretaria debe ser Estratega al administrar sus funciones y planificar su trabajo.
Debe saber cumplir y hacer cumplir las políticas, normas y procedimientos de la empresa en general.
Informar sobre los problemas, quejas, reclamos, que conoce de sus colegas de trabajo y evitar que existan conflictos sociales.
