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COMUNICACIÓN EFICAZ

 

Por definición “es la ciencia y el arete de trasmitir información, sin distorsión, de una persona a otra, o de un grupo a otro, de forma que se pueda entender”.

La gente no dice todo lo que piensa, y esto hace que el proceso de comunicación sea confuso y complejo, pero a pesar de todo es un elemento del comportamiento humano.

Para poder trasmitirnos usamos las palabras, el código verbal, pero en la comunicación cara a cara utilizamos códigos no verbales, como gestos, lenguaje corporal y estos códigos influyen más que el código verbal.

Para que la comunicación sea eficaz tiene que presentar la coherencia de ambos mensajes la verbal y el gestual.

Se estima que del 75% de los actos comunicativos el 30% lo pasamos hablando y el 45% escuchando.

El comportamiento de la comunicación = palabras + tono de voz + expresiones

Si cambia alguno de los elementos cambiara el mensaje.

Es importante elegir el canal correcto; aparte de excepciones el oral es el mas importante porque crea y mantiene relaciones, compromete a la persona y es mas creativo pero hay veces que abusamos de este canal, por ejemplo si necesitamos información detallada de un miembro de tu equipo si te la dan oralmente puede llevar a confusiones, es mejor utilizar el canal escrito, ya que así evitaremos cometer errores.

Todo el mundo no tenemos las mismas habilidades de la comunicación interpersonal pero se puede mejorar utilizando y desarrollando métodos.

• La autocomplacencia: pensamos que nos comunicamos bien y son los demás lo que no saben hacerlo. El mando tiene la responsabilidad de que la comunicación con su equipo sea eficaz.
• Concentración: debemos hacer un esfuerzo por concentrarnos.
• Mostrar interés y atención: ejercer la empatía con la otra persona.
• La respuesta: el único modo de saber si el mensaje se ha recibido es respondiendo.

 

Hay dos razones que justifican hablar en el trabajo: lo social y las reuniones.

• Social: como humanos que somos tenemos la necesidad de comunicarnos socialmente.
• Reuniones: donde se trasmite información.

 

Método:

• Usar el código correcto: utiliza un código simple, que la otra persona te pueda entender. Completa los mensajes o sino podrá dar lugar a interpretaciones.
• La memoria: no sobre cargue la memoria. Agrupe la información y trátalos en su orden, le será mas fácil recordar y más fácil reconstruir el mensaje. Mantener la estructura del mensaje.
• Extraiga información: no siempre podemos contar con otra persona que nos den información, lo que necesitamos es extraer esa información haciendo preguntas.

 

Pero la comunicación eficaz es un proceso de dos direcciones, es decir que se debe escuchar. La escucha nos proporciona respuestas, información esencial y necesaria para modificar nuestra forma de enfocar las distintas cuestiones.

La barrera más importante es el no saber escuchar, habitualmente lo hacemos por autocomplacencia o por falta de concentración. Hay que saber escuchar y no interrumpirlas, ni sermonearlas, ni dar consejos o excusas por que lo que necesitan es ser escuchadas. Por que lo que sucede es que mientras la otra persona termina su frase estamos preparando nuestra próxima frase. La escucha efectiva debe estar enfocada a la otra persona.

Cuando alguien de nuestro equipo venga con problemas déjelo hablar, debemos permanecer callados y mostrarnos interesados, por que lo que quieren es una orientación para poder encontrar sus propias soluciones. Hable lo menos posible, con asentir con la cabeza y alguna palabra de asentimiento es suficiente.

 

Las reglas para convertirse en un oyente activo son; tiene que estar concentrado en las palabras y en el lenguaje corporal, mostar interés (empalizando), dar tiempo (hay que ser paciente) y no se debe interrumpir.

 

También nos podemos encontrar en la situación en que la persona se bloquea en una conversación o tiene dificultad para expresarse, se debe estimular con preguntas como: ¿cuál le parece que es el problema central?, ¿qué quiere conseguir?...

Si se queda callado a lo mejor no necesita que le haga preguntas por que esta pensando, las pausas siempre parecen  mas largas para el que esta escuchando por ello es mejor darle el doble de tiempo.

Las preguntas generales es mejor utilizarlas si se quiere obtener un si o no.

Las preguntas parciales nos sirve para ver nuestra habilidad para ayudar a nuestro equipo, debemos empezar siempre por preguntas fáciles ¿quién? ¿qué? ¿cuándo? ¿dónde?, después por el ¿cómo? Y por último por el ¿por qué?