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CONOCIMIENTO DE LAS AREAS DE LA EMPRESA
En cada sistema de archivo debe tener una hoja de control o guía y un libro de registro de préstamos de documentos, dónde puedan firmar las personas que lo usan y quede la constancia de la entrega o devolución.
También puede usted crear su propio archivo, bajo su criterio y necesidad de acuerdo al rubro al que se dedica la empresa, pero en una oficina bien organizada siempre debe existir un sistema de archivo que facilite ubicar la documentación y sobre todo para no llenar el escritorio de una torre de papeles.
Vamos a dar unas pequeñas pinceladas de aquellas áreas más importantes y específicas dentro de una organización, donde el profesional, además de aportar los conocimientos y aptitudes genéricos e inherentes de su profesión, deberá también especializarse y aportar conocimientos específicos.
AREA ECONÓMICO-FINANCIERA
Los departamentos contables o de finanzas de las organizaciones, a menudo demandan de profesionales del secretariado que colaboren en determinadas funciones dentro de los departamentos económicos-financieros. Veamos algunas de ellas:
Colaboración en la redacción y presentación de los distintos balances, tales como: balance anual, balances de situación, balances de sumas y saldos, etc.
Colaboración en la redacción y presentación de las cuentas de resultado de la empresa: cuentas de pérdidas y ganancias, repartos de dividendos, etc.
Presentación física o telemática de los libros contables: libro diario, libro mayor, etc.
Colaboración en la redacción y/o presentación de los documentos financieros de la empresa: memoria, inventarios, presupuestos, etc.
Control del movimiento de la tesorería: cobros y pagos de cheques, letras de cambio, transferencias, etc., es decir, el cash-flow. Tareas administrativas o de gestión.
Control de la facturación (pedidos, albaranes, facturas, abonos, etc.). Tareas administrativas o de gestión.
Contratos financieros, leasing, etc.
Gestión de impuestos o arbitrios municipales (impuesto sobre sociedades, IVA, IRPF, etc.) con los Organismos Públicos.
Un profesional que preste sus servicios dentro del área económico-financiera de una empresa, deberá contar un perfil profesional mucho más especializado y dominar así determinadas áreas, entre las que cabe destacar:
Conocimiento de la empresa y su estructura.
Sistema financiero del país donde se ubique la organización para la que trabaja.
Conocimientos sobre productos financieros.
Principios básicos de economía.
Conocimientos básicos sobre contabilidad de empresa.
Interpretación de balances.
Interpretación de la cuenta de pérdidas y ganancias (cuenta de resultados).
Tributos e Impuestos.
Gestión de pagos y cobros.
Manejo avanzado de Hojas de cálculo.
